Et lokallag i Hodepine Norge er en gruppe av medlemmer som har samme geografiske plassering, og som ønsker å jobbe sammen om å gi et tilbud til folk med hodepinesykdom i sitt område. Lokallaget er en underavdeling av Hodepine Norge, og skal være et bindeledd mellom medlemmene og hovedorganisasjonen. Lokallag er partipolitisk nøytralt. 

Oppstart av nytt lokallag

Oppstart av nytt lokallag vedtas av Hodepine Norges styre. Derfor er det første dere må gjøre, å sende en skriftlig søknad til post@migeneplager.no.

I søknaden skriver dere litt om hvilke medlemmer som planlegger oppstarten, hvilket fylke det gjelder, og omtrent når dere ser for dere å holde stiftelsesmøte.

For å starte opp et lokallag, trengs det minimum tre personer; En leder, en kasserer og ett styremedlem.
For å planlegge oppstarten, kan man etablere et midlertidig arbeidsstyre.

Stiftelsesmøte

Arbeidsstyret planlegger og arrangerer et stiftelsesmøte.

Alle medlemmer i lokallagets geografiske område inviteres til stiftelsesmøtet, innen to uker før. Arbeidsstyret sender et utkast til invitasjonstekst til sentraladministrasjonen ved post@migeneplager.no, som sender den ut til medlemmene. 

På stiftelsesmøtet blir det formelt avtalt:

• At lokallaget skal opprettes 
• Hvem som skal være styreleder
• Hvem som skal være styremedlemmer og varamedlemmer
• Hva lokallaget ønsker å jobbe med frem til det første årsmøtet.

Stiftelsesdokument fra stiftelsesmøtet med to signaturer, sendes til post@migeneplager.no

Styret registrerer lokallaget i Enhetsregisteret og i Frivillighetsregisteret (hos Brønnøysundregisteret) innen 2 måneder etter stiftelsesmøtet, og får eget  organisasjonsnummer.

Bankkonto opprettes for lokallaget

Drift av lokallag

Et lokallag styres av lokallagets medlemmer, som hvert år har et årsmøte for å bestemme hva lokallaget
skal gjøre, hvordan det skal styre sine ressurser, og hvem som skal få ansvaret for driften av lokallaget frem til neste årsmøte.

Lokallag har ikke egne vedtekter, men følger forbundets vedtekter og disse retningslinjene.

Det innebærer at eventuelle foredragsholdere og all medisinsk informasjon skal godkjennes av fagrådet. Det samme gjelder honorar til bidragsytere.

Lokallag får navnet Hodepine Norge [geografisk område]

Ved innmelding i Hodepine Norge, blir man også automatisk medlem av lokallaget der et slikt finnes.

Lokallagets styre

• Styret velges for 2 år.  Det første året velges minst ett, maks to styremedlemmer for 1 år, og resten for 2 år.
• Styret skal ha minimum 3 medlemmer, maks 5.
• Styret skal ha en styreleder, nestleder, kasserer og minst ett varamedlem
• Styreleder er hovedadministrasjonens kontaktperson i lokallaget

Lokallagets daglige arbeid ledes av styret.
Flertallet i styret må være mennesker med hodepinesykdom eller pårørende til disse.
Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede hvorav minst en er leder eller nestleder. 

Nestleder trer inn som leder hvis leder er fraværende, eller faller bort i løpet av perioden.  

Varamedlemmer skal holdes oppdatert om alt som skjer i styret, ved å få kopi av eposter etc. 
Varamedlemmer har møterett på alle styremøter, men ikke stemmerett hvis hen ikke er kalt inn som vara.

Styrets oppgaver:

• Avholde årlig årsmøte innen utgangen av mai
• Lage arbeidsprogram for neste årsmøteperiode
• Arbeide for å gjennomføre det arbeidsprogrammet som er vedtatt på lokallagets årsmøte
• Fastsette budsjett, som godkjennes på årsmøtet
• Oppnevne nødvendige arbeidsgrupper
• Legge frem årsrapport og årsregnskap for årsmøtet. 

Lokallagets årsmøte behandler

• Godkjenning av innkalling og dagsorden
• Valg av møteleder og referent
• Valg av 2 til å signere protokoll
• Valg av tellekorps
• Styrets signerte årsmelding og regnskap
• Arbeidsplan og budsjett for kommende år
• Innkomne saker
• Valg av
  • Styreleder (hvis styreleder har sittet ut perioden)
  • Styremedlemmer og varamedlemmer
    

Vi anbefaler at det velges en valgkomite som får ansvar for å finne nye kandidater til styret.

Protokoll fra årsmøtet med to signaturer, sendes til post@migeneplager.no

Økonomi:

Nye lokallag får en startkapital fra sentraladministrasjonen. Beløpet vedtas av styret i hvert enkelt tilfelle.

Lokallag får årlig 30% medlemskontingenten for de medlemmene som hører til det geografiske området lokallaget dekker. Grunnlaget for beregning av lokallagets andel av medlemskontingenten, er betalende medlemmer foregående år.
Andelen utbetales første gang påfølgende år etter stiftelsesåret, uansett ikke samme år som startkapitalen utbetales. 

Andelen kan justeres ved behov og vurderes årlig av sentralstyret. 

Lokallaget har selv ansvar for å skaffe seg inntekter utover dette. Det innebærer bl.a å skaffe seg oversikt over lokale muligheter for å søke prosjekt- og driftsmidler. 

Ved behov for revisortjenester, brukes samme revisor som hovedorganisasjonen.

Lokallagets inntekter skal gå til å gi et tilbud til medlemmene. 

Styreverv honoreres ikke

Kommunikasjon med medlemmer og lokalmiljøet

Obligatoriske kommunikasjonskanaler:

• epost-adresse [lokallag]@migeneplager.no
• Lokal Facebook-gruppe. Tilgang kun for Hodepine Norges medlemmer.
  

Hvis lokallaget ønsker det:

• Facebook-side 
• Instagram-konto
• Eventuelle andre sosiale medier
• e-post og kontoer/grupper i sosiale medier opprettes alltid av sentraladministrasjonen, og administreres så av lokallaget. 

Likepersoner som skal kommunisere med medlemmer uansett kanal, skal ha gjennomgått Hodepine Norges offisielle likepersonkurs.

Rapportering

Lokallaget leverer årlig regnskap og årsrapport til sentraladministrasjonen 

innen 15 mars påfølgende år. 

Likepersonarbeid og fagdager rapporteres også inn, dette er viktig grunnlag for søknad om støtte fra Bufdir. 

Alle rapporter sendes til post@migeneplager.no

Oppløsning av lokallag

Oppløsning av lokallag kan skje på følgende måter: 

• Lokallaget oppløses på lokallagets årsmøte ved 2/3 flertall av avgitte stemmer. 
• Lokallaget anses automatisk som oppløst etter to år uten avholdte styremøter
• Lokallaget kan oppløses av hovedstyret, dersom det ikke drives etter forbundets retningslinjer, vedtekter, eller formål.

Hvis et lokallag oppløses, tilbakeføres eventuelle gjenstående midler til sentraladministrasjonen og øremerkes startkapital for andre lokallag